エクセルで効率的に商品リストを自動作成する最新ガイド

こんにちは、スクーティー代表のかけやと申します。
​
弊社は生成AIを強みとするベトナムオフショア開発・ラボ型開発や、生成AIコンサルティングなどのサービスを提供しており、最近はありがたいことに生成AIと連携したシステム開発のご依頼を数多く頂いています。

エクセルを活用して商品リストを自動作成することは、ビジネスの成長を支える強力な手段です。しかし、多くの方が効率的な方法や自動化のテクニックについて十分に理解していないため、手作業でのデータ管理に多くの時間を費やしてしまう場合があります。

このガイドでは、エクセルの商品リスト作成自動化の具体的な方法を詳しく解説し、初心者から専門家まで幅広く役立つ情報を提供します。各セクションでは、実践的なステップや具体例を交えて、エクセル機能を余すところなく紹介し、読者がスムーズに自分の業務に取り入れられるよう工夫しています。

以下に、エクセルを用いて商品リストを効率的に作成する方法とその利点、各種テクニックについて詳しく説明します。

エクセルでの商品リスト作成の基礎

まず、OCR について知りたいという方は、ぜひこちらの記事を先にご覧ください。
関連記事：Tesseract OCRの完全解説：インストールから活用事例、最新技術との比較まで

関連記事：olmOCR : PDFテキスト抽出を1/32のコストで実現！？

商品リストとは

商品リストとは、企業が提供する商品やサービスを一覧化したドキュメントであり、顧客に対して各製品の詳細な情報を包括的に示すための資料です。具体的には、各商品の名称、価格、在庫情報、詳細な説明、魅力的な画像やその他関連する情報をひとつの表として整理しています。リスト内では、商品の特性や利用方法、比較項目などが明示され、これによって顧客は自分のニーズに適した商品を迅速に見つけることが可能です。展示会用の印刷物、Web上での公開、または内部管理のために利用されることから、商品の最新情報がタイムリーに反映されることも重要なポイントです。さらに、エクセルによるリスト作成は、企業独自のブランドカラーやロゴ、フォントなどを取り入れることで、視覚的に統一感のあるカタログを作成できる点にも利点があります。

たとえば、各商品の特徴を強調するためにセルの背景色を変えたり、条件付き書式を利用して在庫状況に応じた色分けを行ったりすることもできます。これにより、リストが単なるデータの羅列ではなく、購買意欲を喚起する高度なマーケティングツールとしても機能します。

さらに、エクセルは他のシステムとのデータ連携が容易で、自動化機能を活用することで、日々の更新作業が大幅に短縮され、常に正確で最新の情報が維持される点も魅力です。これらの理由から、エクセルを用いた商品リストは、多様な業種・業態における情報管理と販売促進の重要なツールとして位置付けられています。これまでの説明を踏まえると、商品リストは単なる一覧表以上の意味を持ち、企業の運営やマーケティング戦略に深い影響を及ぼす極めて重要な資料であることが理解できるでしょう。

エクセルで商品リストを作成する利点

エクセルを利用した商品リスト作成の大きな利点は、その柔軟性と多機能性にあります。まず、エクセルは操作が直感的であり、専門的な知識がなくても容易に扱えるため、多くの従業員が業務に即座に取り組むことができます。加えて、商品の追加、編集、削除がスムーズに行え、常に最新の情報を反映できる点は業務効率化に直結します。さらに、エクセルは数式や関数の活用により、価格の計算や在庫管理の自動化が可能で、ヒューマンエラーを大幅に低減します。これにより、売上の集計や業績評価を迅速かつ正確に行うことができます。

また、グラフやチャート機能を用いてデータの視覚化も行えるため、複雑な情報を誰にでも理解しやすい形で提示することができます。こうした機能は、分析や戦略立案においても非常に有用です。さらに、エクセルはクラウドとの連携が可能であり、オンライン上での共同編集やリアルタイムのデータ更新が実現されるため、部署間の情報共有や迅速な意思決定をサポートします。多数の企業がエクセルを標準ツールとして採用している背景には、この高い柔軟性とカスタマイズ性、そして生産性向上のための自動化機能があるからにほかなりません。エクセルの商品リストは、その使いやすさと高い適応性により、多くの現場で業務効率の向上、エラーの低減、そして顧客への迅速かつ正確な情報提供を可能にしているのです。こうした利点により、エクセルは企業内の重要なデータ管理ツールとして今後もその価値を維持し続けるでしょう。

エクセルで作成したカタログの3つの利点

エクセルを使用して商品カタログを作成する場合、主に以下の3つの明確な利点が挙げられます。

• 簡単なカスタマイズ: エクセルはフォント、色、スタイルを自由に設定することで、ブランドイメージに合ったデザインを実現できるのが大きな魅力です。ユーザーは自分の好みに応じたレイアウトやデザインを迅速に作成し、魅力的なビジュアル要素を随時挿入することができます。
• 時間の節約: エクセルには既存のテンプレートや自動化された数式が用意されているため、カタログの作成や定期的な更新作業が大幅に効率化されます。自動計算機能や在庫情報の自動更新など、手作業でのミスを防ぎ、業務にかかる時間を短縮することができるため、企業の生産性向上に直接寄与します。
• アクセシビリティ: エクセルファイルはPC、Mac、そしてモバイルデバイスなどさまざまなプラットフォームで利用可能です。クラウドサービスとの連携によりリアルタイムでの共有も容易になり、チーム全体で正確な最新情報に基づいた意思決定を行うことができます。

エクセルで商品リストを作成するための具体的なステップ

1. 商品情報の収集

商品リスト作成の第一歩は、各商品に関する詳細で正確な情報を収集することです。以下のポイントをチェックリストとして活用してください。

1. 商品名、価格、在庫数、説明、画像、参照番号、素材、寸法などの基礎情報を網羅する。
2. 商品の名称は分かりやすく、覚えやすいものにする。
3. 価格は最新の市場動向に合わせ、正確な数字を記録する。
4. 製品説明には、特徴、利用シーン、製造背景などを盛り込む。
5. 高解像度の画像を用いて、視覚的な情報を補完する。
6. サプライヤーとの連携で、正確な製品仕様書を取り寄せる。

これらの情報をしっかりと整備することで、エクセルでの商品リスト作成がより効率的かつ正確になり、企業全体の運営効率や顧客満足度の向上につながります。

2. エクセルスプレッドシートの作成

次のステップは、収集した商品情報を整理・管理するためにエクセル上で新規スプレッドシートを作成することです。具体的な手順は以下の通りです。

• エクセルを立ち上げ、空白のブックを開く。
• 各項目ごとに「商品名」「説明」「価格」「数量」「画像」「参照番号」「素材」「寸法」などの列を設定する。
• 各列に明確な見出しを付け、フィルターや条件付き書式、必要に応じた数式を設定する。
• シート保護機能も活用し、誤操作を防止する。

このように一度適切なスプレッドシートのフォーマットを構築しておけば、その後のデータ入力や更新作業が大幅に効率化されます。

3. スプレッドシートへの商品情報の追加

スプレッドシートの基本フォーマットを整えた後は、実際に各商品の情報を入力していきます。以下の手順に沿って作業を進めてください。

1. 各列に沿って、商品名、説明、価格、数量、画像のリンク、参照番号、素材、寸法などのデータを正確に入力する。
2. 入力後は必ず再確認を行い、タイプミスや入力ミスを防ぐ。
3. 画像リンクは、クリック一つで詳細が表示されるように工夫する。
4. フィルター機能を活用し、データの整合性をチェックする。
5. 条件付き書式の設定も同時に行い、たとえば在庫数が一定以下の場合に警告表示させる。

これにより、入力された情報は信頼性と実用性を兼ね備えたデータベースとなり、後の分析や在庫管理、販売戦略に大いに役立ちます。

4. 商品リストのカスタマイズ

商品リストはデータの羅列だけでなく、顧客にとって魅力的なプレゼンテーションツールとして機能させる必要があります。以下のカスタマイズ手順を参考にしてください。

• セルの背景色、枠線、文字サイズを変更して視覚的なバランスを整える。
• ブランドカラー、ロゴ、グラフィックを挿入し、一貫したブランドイメージを反映させる。
• 条件付き書式を利用して重要な情報（例：在庫不足）のセルを強調表示する。
• 動的なリンク機能やボタン配置により、直接注文ページへ誘導する仕組みを導入する。
• マクロやテンプレート機能で自動更新が可能なレイアウトを作成し、長期にわたる管理を実現する。

このようにカスタマイズすることで、リストはプロモーションツールとしても機能し、製品の魅力と企業のブランドイメージを強力に伝えることができます。

5. 商品リストの共有

完成した商品リストは、内部担当者だけでなく、顧客やパートナーへも効果的に情報を共有する必要があります。以下の方法で共有してください。

• Googleドライブリンクの作成: カタログをGoogleドライブにアップロードし、共有可能なリンクを生成。
• メールでの送付: ファイルを添付またはオンラインドキュメントのリンクを挿入し、個々の顧客に合わせたパーソナライズドメッセージを使用する。
• Webサイトでの公開: 製品ページや専用リソースページにカタログを統合し、明確な行動喚起を設ける。
• ソーシャルネットワークの利用: ソーシャルメディアでリンクを共有し、製品プレビューやストーリーで注目を集める。
• オンラインウェビナー・プレゼンテーション: ライブでカタログを紹介し、質疑応答を実施する。
• QRコードの利用: 印刷物や名刺にQRコードを埋め込み、オフラインからもアクセス可能にする。

これにより、常に最新の情報が共有され、関係者との連携と迅速な意思決定がサポートされます。

エクセルでのリスト作成を効率化する方法

既存のリストの使用

エクセルには、曜日や月などあらかじめ保存されている既存のカスタムリストが用意されています。これらを活用することで、新たにリストを一から作成する手間を大幅に削減できます。たとえば、エクセルにデフォルトで用意されている月や曜日のリストは、最初の項目を入力し、セルの右下隅をドラッグするだけで自動的に順序通りに入力される仕組みとなっています。また、エクセルのオプション画面から容易に確認およびカスタマイズが可能であり、業務に合わせて固有の項目を追加することもできます。

手動でのリスト作成

エクセルでは、ユーザーが自ら新たなカスタムリストを作成することも可能です。以下の手順で作業してください。

1. 「ファイル」タブから「オプション」を選択。
2. 「詳細設定」に移動し、「ユーザー設定リストの編集」ボタンをクリックする。
3. 必要な項目（例：ギリシャアルファベット、独自のサイズ表記など）を1行ずつ入力し、「追加」ボタンでリストを保存する。
4. 作成されたカスタムリストは、オートフィル機能で自動展開され、効率的なデータ入力を実現する。

別のワークシートからのインポート

エクセルでは、既存のワークシートに保存されたリストをインポートする機能があります。具体的な手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択。
2. 「詳細設定」に移動し、画面下部の「ユーザー設定リストの編集」ボタンを押す。
3. 表示されたダイアログボックスで上矢印ボタンをクリックし、インポートしたいリスト範囲を選択し「インポート」をクリックする。
4. これにより、対象のデータが自動的にカスタムリストとして取り込まれる。

エクセルでドロップダウンリストを作成する方法

ドロップダウンリストの作成

エクセルでドロップダウンリストを作成することで、データ入力の効率向上と入力ミスの防止が可能です。具体的な手順は以下の通りです。

1. 2番目のシートに、リストに表示させる項目を1つずつ入力する（例：製品カテゴリー、サイズ、色など）。
2. 元のシートに戻り、対象のセル（例：セルB1）を選択する。
3. 「データ」タブから「データの入力規則」をクリックする。
4. ダイアログボックスで「リスト」を選択し、「元の値」欄にシート2のセル範囲を指定する。
5. 設定後、セルを選択してリストが正しく表示されるか確認する。

※値を直接入力する方法もありますが、範囲参照の方法が推奨されます。

その他のエントリの許可

通常、リストに設定した項目以外の値を入力するとエラーが表示されます。リスト外の値も許可する場合は、以下の手順を実施してください。

1. 再度「データの入力規則」を開く。
2. 「エラーメッセージ」タブで「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外す。
3. 設定後、リスト外の値が入力可能か確認する。

アイテムの追加/削除

ドロップダウンリスト内の項目は、必要に応じて簡単に更新できます。手順は以下の通りです。

• リスト内のセルを右クリック。
• 「挿入」または「削除」を選択し、対象セルの値を更新する。
• Excelが自動的に範囲参照を更新するため、最新の情報が反映される。

動的ドロップダウンリストの作成

動的ドロップダウンリストは、シート2に項目を追加するだけで自動的にリストが更新される仕組みです。具体的な手順は以下の通りです。

1. セルB1にドロップダウンリストを設定する際、「元の値」欄に以下の数式を入力する。
   =OFFSET(Sheet2!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet2!$A:$A),1)
2. 設定後、シート2に新しい項目を追加し、ドロップダウンリストが自動更新されるか確認する。

ドロップダウンリストの削除

不要なドロップダウンリストを削除するには、以下の手順で行います。

1. 対象のセルを選択する。
2. 「データ」タブの「データの入力規則」をクリックする。
3. 表示されたダイアログボックスで「すべてクリア」を選択する。
4. 設定解除後、セルが通常の自由入力状態に戻っているか確認する。

高度なエクセル機能を活用した商品リスト作成

数式と関数の活用

エクセルの数式や関数は、商品リスト作成に不可欠なツールです。以下の例を参考にしてください。

• SUM関数: 各商品の在庫合計を自動計算する。
• VLOOKUP関数: 特定の商品情報を素早く検索する。
• IF関数、COUNTIF関数、INDEX+MATCHの組み合わせ: 条件に応じた自動処理や動的データ抽出を実現する。
• 条件付き書式を併用して、特定の条件下でセルの背景色を自動変更する。

これにより、計算ミスや手動計算のリスクを低減し、正確なデータ管理が可能となります。

マクロとVBAの利用

エクセルでは、マクロやVBA（Visual Basic for Applications）を利用して複雑なデータ処理や定型作業を自動化できます。具体的な活用例は以下の通りです。

• 毎月の在庫更新や大量データの並べ替え処理を自動化するマクロの作成。
• 複数シートにまたがるデータ管理や条件分岐を活用した高度なマクロの実装。

これにより、ヒューマンエラーを削減し、業務全体の自動化と効率化が実現します。

Power Queryを利用したデータのインポートと整形

Power Queryは、外部データソース（CSV、データベースなど）からデータを取り込み、整形・統合するための強力なツールです。以下の手順で利用します。

• 対象となるデータソースを指定し、データをインポートする。
• Power Queryエディター上で不要な空白やエラーを削除、列の整理やデータ型の変換を行う。
• 「閉じて読み込む」ボタンで整形済みデータをシートに反映する。

Zapierなどのサードパーティツールとの連携

Zapierなどの自動化ツールを活用することで、エクセルと他のアプリケーション間でデータ連携が自動化されます。たとえば、オンラインストアで新たな商品が登録された際に、その情報が自動的にエクセルの商品リストに反映される仕組みを構築することが可能です。これにより、手動でのデータ更新作業が排除され、常に最新かつ正確な情報が維持されます。

リスト作成に役立つ追加テクニック

カスタムリストの活用

Excelのカスタムリスト機能を活用することで、決まった順序のデータ入力や並び替えを効率よく行うことができます。たとえば、「S・M・L・XL」といったサイズ表記や、「赤・青・緑」のような色の順序、また「月曜～日曜」や「1月～12月」など、頻繁に使用するデータをあらかじめリストとして登録しておくことで、オートフィルによる入力や独自の並び順でのソートが可能になります。

この機能は特に、業務上同じ表記を何度も使うシーンで便利です。入力作業のスピードが上がるだけでなく、表記のゆれや誤字を防ぐ効果もあります。また、複数の担当者が同じシートを編集する際にも、一定のルールで入力されるため、データの一貫性と信頼性が高まります。

Excelを使った日常業務の中で、カスタムリストをうまく活用すれば、手間を減らしながら精度の高いデータ管理が実現できます。

条件付き書式の設定

条件付き書式とは、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトにおいて、セル内の値が特定の条件を満たした場合に、そのセルのフォントや背景色、罫線、アイコンなどの書式を自動的に変更できる機能です。これにより、数値やテキストが持つ意味や重要度を視覚的に区別しやすくなり、データの傾向や異常値を瞬時に把握することが可能になります。

たとえば、在庫管理のシートにおいて「在庫数」がある一定の閾値を下回った場合、そのセルの背景色を赤色に変更するよう設定しておけば、担当者が一目で在庫不足の商品を把握できます。これは、定期的な目視確認や手動でのチェックに比べて、はるかに効率的で信頼性の高い方法です。

データの保護と共有設定

複数の担当者が商品リストを利用する場合、シート単位やセル範囲単位でパスワード保護を施し、データの改ざんや誤操作を防ぐことが重要です。また、クラウド連携による共同編集機能を活用すれば、場所や時間に左右されない柔軟な作業環境を構築できます。

ピボットテーブルを用いたデータ分析

ピボットテーブル機能を利用することで、膨大な商品データから有用な情報を瞬時に抽出・集計できます。これにより、売れ筋商品の把握、在庫回転率の分析、月次売上の傾向検出など、経営に必要な具体的な数値分析が実現されます。ドラッグ＆ドロップ操作で柔軟にレイアウトを変更でき、常に最新のデータに基づいた集計が可能です。

まとめ

本ガイドでは、エクセルを用いて商品リストを自動作成するための基本から高度な技術まで、具体的な手順と実践的なテクニックを詳しく解説しました。

• 商品情報の収集からスプレッドシート作成、データ入力、カスタマイズ、そして効果的な共有方法まで、細部にわたる手順を明確に示しました。
• 既存リストの活用や手動作成、外部データのインポート、そしてドロップダウンリストの設定など、読者が直面するであろうシチュエーションに応じた解決策を提供しました。
• また、数式・関数、マクロ、VBA、Power Query、さらにはZapierなどのサードパーティツールとの連携により、業務の自動化と効率化が大幅に向上する方法を具体的に解説しました。

これらのポイントを実践することで、エクセルによる商品リスト作成は単なるデータ管理を超え、企業のマーケティング戦略や業務プロセスを大きく支援する強力なツールへと変わります。今後も最新機能や応用例を取り入れ、さらなる効率向上と精度の高いデータ運用を目指していってください。