スクーティーのブリッジSEや通訳による円滑なコミュニケーションのための工夫

​私たちは言葉だけではなく、ジェスチャーや表情などでもコミュニケーションをとっています。 学校に通い、書き方、話し方、読み方を習得するまで、私たちは文字やボディーランゲージなどでコミュニケーションをとることを学びます。

そのため、うまく「コミュニケーション」を取ることができるようになるためには、仕事および日常生活で様々な方と、多種多様な状況に合わせてコミュニケーションの手法を学び、実践する必要があります。 そして、最終的にはあらゆる方と円滑なコミュニケーションを取れることを目指します。

コミュニケーションとは？

コミュニケーションとは、ある場所/人/グループから別の場所/人/グループに情報を転送する行為です。

すべての通信には、(少なくとも) 1 人の送信者、メッセージ、および受信者が含まれます。 これは簡単に聞こえるかもしれませんが、コミュニケーションは実際には非常に複雑なテーマです。

送信者から受信者へのメッセージの送信は、さまざまな要因によって影響を受ける可能性があります。 これらには、私たちの感情、文化的状況、コミュニケーションに使用される媒体、さらには会話が行われる私たちの場所が含まれます. この複雑さこそが、優れたコミュニケーションスキルが世界中の企業にとって非常に望ましいと考えられている理由です。正確、効果的かつ明確なコミュニケーションは、実際には非常に困難です。

「コミュニケーションが行われる立場として送信者、メッセージ、受信者の 3 つの部分があります」

したがって、コミュニケーションには、書面によるコミュニケーション、ボディーランゲージによるコミュニケーション、口頭によるコミュニケーションなど、さまざまなコミュニケーション方法があります。

以下に、最も一般的なタイプのコミュニケーションをまとめて行きましょう。 

コミュニケーションの種類

私たちがコミュニケーションをとる方法は多岐にわたり、同時に複数の方法が発生している可能性があります。

コミュニケーションの様々な種類には、次のものがあります。

①対面、電話、ラジオ、テレビ、その他のメディアを含む、音声または言語によるコミュニケーション。

②ボディーランゲージ、身振り、服装や行動、立っている場所、さらには匂いまでカバーする非言語コミュニケーション。このように私たちが他の人とコミュニケーションをとるための方法はたくさんあります 。
たとえば、声のトーンは気分や感情の状態の手がかりを与えることができますが、手信号やジェスチャーは話し言葉に追加することができます.

③書面によるコミュニケーション：手紙、電子メール、ソーシャル メディア、本、雑誌、インターネット、その他のメディアが含まれます。最近まで、書かれた言葉を伝えることに関しては、比較的少数の作家や出版社が大きな発信力を有していました。今日、私たちは皆、自分のアイデアをオンラインで書いて公開できるため、情報とコミュニケーションの可能性が爆発的に広がりました。

④視覚的なコミュニケーション：グラフやチャート、地図、ロゴ、その他の視覚的情報はすべてメッセージを伝えることができます。

このようにいくつかのコミュニケーション方法から状況に応じて最適な方法を選びつつ、特に日本のお客様に対しては報・連・相という形でコミュニケーションを取ることが重要と考えています。

では、Scuti は 報・連・相 をどのように適用しているのでしょうか?

日本人は一般的に 仕事文化において、「報・連・相」を非常に重視しています。 その重要性を理解しているScutiでは、日本のお客様と協力する際にこれを重要視しています。

現在、Scutiでは仕事において運用しているコミュニケーション形式が主に以下のようになっております。
​

• 報告：デイリーレポート、週次報告、顧客向け報告資料など
• 連絡：Slack、GoogleSpreadsheet、メール等などを用いて関係者とコミュニケーションを行う
• 相談（プロジェクトに関わるコミュニケーション活動）：見積もり相談、提案、日程調整など

次に、報・連・相を適用したコミュニケーション手法の一例を以下に紹介しています。

レポート

​デイリーレポートミーティング
➡ミーティングの前に議題を作成します。
➡ミーティングで使用するドキュメントをすべて準備します。
➡ミーティングの時間と参加人数をお客様と調整します。

ヒアリング（プロジェクトを明確にするための準備）

5W1H（何を、なぜ、いつ、誰が、どこで、どのように）の規則に乗っ取って事前に質問を用意します。

1. 何について質問しますか？
2. 質問はどの機能に関するものですか?
3. 現在の要件はどのようなものですか？
4. 確認するべき問題は何ですか? いつ発生しますか？
5. 誰か質問してくれますか？ 誰が答えると予想されますか？
6. 質問の優先度は【高】、【中】、【低】のどれでしょうか？
7. 上記の質問の回答時間はいつまでを希望していますか？
   ​お客様に質問を送信する際：
   1. 準備した内容を Slack チャットやメールなどでお客様に送ります。
   2. お客様に質問の応答時間を依頼します。
      （緊急の場合や応答がない場合はメッセージにて催促を行う可能性があります）

上記 2 点は、Scutiでの主なコミュニケーション活動です。

次に、会議がどのように行われるかを紹介します。

会議の方法

仕事の過程で、デイリー報告、進捗報告、課題報告、提案報告などのミーティングを行っています。

1. ミーティングを成功させるために、次の２ステップのアクションでミーティングを行っています。
   1. ミーティングに関する議題、情報やドキュメントを準備します。
   2. ミーティングの開始時間
   3. ミーティングに参加する人数
   4. ミーティングで相談する課題
      1. 課題一覧表
      2. ミーティングで参照必要がある資料
2. お客様にミーティングの時間を相談や報告します。

​ミーティングする前に何をするのか？

• ミーティングルームを登録します
• 10分前にミーティングルームに入室し、ミーティング環境を整えます：ネットワーク、マイク、プロジェクター、等

ミーティング中に一番重要なことは何か？

• 日本語のコミュニケーション能力が高い人が窓口となって会話を行う。
• 議事録を取る。

ミーティング後にしないといけないことは何か？

ミーティングの情報／アウトプットを総合し、ミーティング後に詳細情報を議事録に記録し、認識齟齬がないように、ミーティングに参加しているすべてのメンバーと共有します。

有能なコミュニケーターの参加により、私たちとプロジェクト開発チームメンバーは、日本からベトナム、ベトナムから日本への双方向のスムーズなコミュニケーションを行うことができています。

現在、Scutiでは、多くの日本語資格を保有するブリッジSEや通訳が在籍しています（2022年8月末時点。ブリッジSEや通訳以外の日本語資格保有者は除く）。

• 日本語能力証明書N2：9人
• 日本語能力証明書N1：1人

Scutiでは上記のようなコミュニケーション手法を活かし、日越間の業務に役立てています。

実際にScutiのコミュニケーターがどのように仕事を行っているのかをインタビューしました。興味がある方は是非ご覧ください。