ペーパーレス 会議 資料自動作成の完全ガイド：おすすめ3ツール & 導入事例

「こんにちは、スクーティー代表のかけやと申します。
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弊社は生成AIを強みとするベトナムオフショア開発・ラボ型開発や、生成AIコンサルティングなどのサービスを提供しており、最近はありがたいことに生成AIと連携したシステム開発のご依頼を数多く頂いています。

会議資料の作成や印刷、配布、議事録の作成など、会議の準備は非常に手間がかかります。特に会議資料の準備は時間と労力が必要であり、紙の消費も多くなりがちです。その結果、コストの増加や環境への負荷が問題となっている方も少なくありません。

「ペーパーレス会議を導入したいけど、具体的な方法が分からない…」「会議資料の自動作成ツールはあるが、選択肢が多くてどれを選べば良いか分からない…」そんなお悩みを抱えるあなたに向けて、この記事ではペーパーレス会議資料の自動作成を実現する具体的な方法やおすすめ3ツール、導入事例を詳しく解説します。ペーパーレス化によるコスト削減、業務効率化、環境負荷軽減を目指し、よりスムーズで生産的な会議運営を実現しましょう！

ペーパーレス会議資料作成のメリット

まず、おすすめ3ツール について知りたいという方は、ぜひこちらの記事を先にご覧ください。
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コスト削減

ペーパーレス化により、紙やインク、トナー、印刷機の維持費などのコストを大幅に削減できます。会議資料の印刷や配布にかかる費用だけでなく、保管スペースの削減や書類紛失のリスク軽減にもつながります。これにより、企業全体の経費節減に寄与します。

さらに、紙の使用量が減ることで、印刷にかかる時間や手間も削減されます。例えば、従来の紙資料では大量の印刷作業が必要でしたが、デジタル資料に切り替えることで、印刷作業そのものが不要になります。また、紙資料の保管には専用のスペースが必要ですが、デジタル化することでそのスペースも不要となり、オフィスの効率的な活用が可能になります。

加えて、ペーパーレス化は長期的なコスト削減にもつながります。例えば、紙やインクの購入頻度が減ることで、年間の経費が大幅に削減される可能性があります。また、デジタル資料はクラウドストレージなどを活用することで、物理的な保管コストを完全に排除できます。これらの要素が組み合わさることで、ペーパーレス化はコスト削減に大きく貢献します。

業務効率化

資料をデジタル化することで、作成、配布、修正、保管などのプロセスが効率化されます。デジタル資料は容易にアクセスできるため、会議の準備時間が大幅に短縮されます。また、リアルタイムでの更新や共有が可能となり、迅速な意思決定をサポートします。

例えば、会議資料の修正が必要になった場合、紙資料では再印刷が必要ですが、デジタル資料であれば即座に修正が可能です。さらに、資料の共有もオンラインで簡単に行えるため、参加者全員が同じ資料をリアルタイムで確認できます。これにより、会議の進行がスムーズになり、無駄な時間を削減できます。また、過去の会議資料を検索する際も、デジタル化された資料であればキーワード検索が可能であり、必要な情報を迅速に見つけることができます。

さらに、デジタル化された資料は、クラウド上での管理が可能なため、複数の従業員が同時にアクセスして作業を進めることができます。これにより、チーム全体の連携が強化され、業務全体の生産性が向上します。例えば、会議の直前に資料の修正が必要になった場合でも、デジタルツールを活用することで、迅速に対応できるため、会議の質を保つことができます。

環境負荷軽減

紙の消費を減らすことで、森林伐採やCO2排出量の削減に貢献できます。環境に配慮した企業としてのイメージ向上にもつながり、持続可能なビジネス運営を支援します。これにより、社内外からの評価も高まります。

例えば、紙の使用量を削減することで、企業全体の環境負荷を大幅に軽減できます。さらに、ペーパーレス化を推進することで、環境保護に積極的に取り組む企業としてのブランドイメージを強化することが可能です。これにより、顧客や取引先からの信頼を得るだけでなく、従業員の意識向上にもつながります。

また、ペーパーレス化は、企業のサステナビリティ目標の達成にも寄与します。例えば、紙の使用量を削減することで、年間のCO2排出量を具体的にどれだけ削減できるかを数値化することが可能です。このような取り組みは、環境に配慮した企業としての社会的責任を果たすだけでなく、長期的なビジネスの持続可能性を高めることにもつながります。

ペーパーレス会議資料作成のステップ

1. 現状の把握と課題の明確化

まずは現状の会議資料作成プロセスを詳細に分析し、課題を明確にします。具体的には以下の項目を洗い出します。

• 資料作成にかかる時間
• 使用する資料の種類と量
• 資料共有の方法
• 発生するコスト
• 紙の使用量

これにより、ペーパーレス化の具体的な改善ポイントを特定します。

例えば、資料作成にかかる時間が長い場合、どのプロセスがボトルネックになっているのかを特定することが重要です。また、紙の使用量が多い場合は、どのような資料が主に印刷されているのかを把握することで、デジタル化の優先順位を決めることができます。このように、現状を正確に把握することで、ペーパーレス化の効果を最大化するための具体的なアクションプランを策定できます。

2. 目標設定

ペーパーレス化によって達成したい具体的な目標を設定します。例えば、「会議資料作成時間を50%削減する」、「紙の使用量を80%削減する」といった具体的な数値目標を掲げることで、進捗を測定しやすくなります。

目標を設定する際には、現状の課題を踏まえた上で、実現可能な範囲で設定することが重要です。また、目標を達成するための具体的な指標を設定することで、プロジェクトの進捗を定量的に評価することができます。例えば、紙の使用量を削減する場合、月ごとの使用量を記録し、削減率を計算することで、目標達成度を確認できます。このように、明確な目標を設定することで、ペーパーレス化の取り組みを効果的に進めることができます。

3. ツールの選定

設定した目標を達成するために必要な機能を持つツールを選びます。ツール選定のポイントは以下の通りです。

• 資料作成・編集機能
• 資料共有・配布機能
• セキュリティ機能
• 議事録作成機能
• 既存システムとの連携
• モバイル対応
• コスト

これらの要素を考慮し、自社に最適なツールを選定します。

ツールを選定する際には、実際の使用シナリオを想定し、必要な機能がすべて揃っているかを確認することが重要です。また、ツールの導入コストだけでなく、運用コストや従業員のトレーニングコストも考慮する必要があります。さらに、既存のシステムとの連携がスムーズに行えるかどうかも重要なポイントです。これらを総合的に評価することで、最適なツールを選定することができます。

4. 運用ルールの策定

ツール導入後のスムーズな運用を実現するために、資料作成、共有、保管、セキュリティに関する明確なルールを定めます。これにより、統一されたプロセスが確立され、混乱を防ぐことができます。

例えば、資料の作成や共有に関するルールを明確にすることで、従業員間での認識のズレを防ぐことができます。また、セキュリティに関するルールを策定することで、データの漏洩リスクを最小限に抑えることができます。さらに、運用ルールを文書化し、全従業員に共有することで、ルールの徹底を図ることができます。このように、運用ルールを明確にすることで、ペーパーレス化の効果を最大限に引き出すことができます。

5. 従業員への教育

ペーパーレス化の目的や導入したツールの使い方、運用ルールについて、従業員に対して綿密な教育を行います。これにより、全員が統一された方法で運用できるようになり、ペーパーレス化の効果を最大限に引き出すことが可能です。

教育を行う際には、従業員が新しいツールやプロセスに慣れるための十分な時間を確保することが重要です。また、教育内容を分かりやすくするために、マニュアルや動画などの教材を活用することも効果的です。さらに、定期的にフォローアップを行い、従業員が新しいプロセスに適応できているかを確認することも重要です。このように、従業員への教育を徹底することで、ペーパーレス化の成功率を高めることができます。

ペーパーレス会議資料自動作成を実現するツール3選

1. BoardBook Premier

BoardBook Premierは、会議資料の作成、配布、議事録作成、投票などを一元管理できるクラウド型の会議資料作成ツールです。

• 議題作成、資料添付、参加者への通知
• 資料へのアクセス権限設定
• 議事録作成、投票機能
• 過去の会議資料の検索・参照

2. iBabs

iBabsは、完全なペーパーレス会議を実現するための管理ツールで、リアルタイムでのコラボレーションや資料の一元管理が可能です。

• 会議資料の自動生成、テンプレート機能付き
• リアルタイムでの共同編集・コメント機能
• クラウドベースでのデータ管理（オフラインアクセス対応）
• 会議の議事録作成・タスク管理機能

3. Boardable

Boardableは、企業や団体向けのオンライン会議管理ツールで、会議の準備からフォローアップまでを効率化します。

• 会議資料の自動作成と共有（レポート、プレゼン資料の添付可能）
• スケジュール管理（カレンダー連携、リマインダー機能付き）
• 会議中のドキュメント編集・メモ機能
• AIを活用した議事録作成支援

ペーパーレス会議資料作成の導入事例

事例1: 学校区におけるBoardBookの活用

BoardBookは、当初は学校区向けに設計されましたが、現在では地方自治体、非営利団体、企業など多岐にわたる組織で活用されています。会議の準備と情報共有が効率化され、以下のようなメリットを享受しています。

• 議題作成、資料添付、参加者への通知
• 資料へのアクセス権限設定
• 出席、投票、議事録の管理
• 印刷コストの削減

事例2: 企業におけるSherpanyの活用

Sherpanyは、企業のリーダーシップチームや管理スタッフ、取締役会メンバーに多くのメリットを提供しています。導入により以下の効果が得られています。

• 業務効率化、意思決定の迅速化
• 会議資料の一元管理
• AIによるインサイト提供
• セキュリティ強化

まとめ

ペーパーレス会議資料の自動作成は、コスト削減、業務効率化、環境負荷軽減を実現するだけでなく、会議の質向上にも寄与します。この記事で紹介したツールや導入事例を参考に、自社の課題やニーズに合ったツールを選定し、ペーパーレス会議資料作成を実現しましょう！