AI OCR 非定型文書のデータ抽出で業務効率を大幅アップ！具体的方法を徹底解説

こんにちは、スクーティー代表のかけやと申します。
​
弊社は生成AIを強みとするベトナムオフショア開発・ラボ型開発や、生成AIコンサルティングなどのサービスを提供しており、最近はありがたいことに生成AIと連携したシステム開発のご依頼を数多く頂いています。

非定型文書のデータ抽出にお困りの方へ。AI OCRの技術進化により、複雑なレイアウトや手書き文字を含む非定型文書からでも高精度かつ効率的にデータを抜き出すことが可能となりました。これまで手作業で行っていたデータ入力やチェック作業を自動化することで、時間とコストを大幅に削減でき、さらにヒューマンエラーの防止にも繋がります。

この記事では、AI OCRが非定型文書のデータ抽出をどのように簡素化し、業務効率化に貢献するのか、具体的な手順や活用事例、導入時の注意点などを詳しく解説します。AI OCRを導入することで、あなたの業務は劇的に進化するかもしれません。

AI OCRの基礎知識と非定型文書への応用

まずAI-OCRについて知りたいという方は、ぜひこちらの記事を先にご覧ください。
関連記事：AI OCR とは？最新技術と業界の活用事例を詳しく解説

AI OCRとは？その技術と仕組みを理解する

AI OCR（Optical Character Recognition）は、スキャンされた画像やPDFなどのデジタル文書から文字情報を自動的に認識し、テキストデータに変換する技術です。従来のOCRは定型的なフォントやレイアウトの文書に限定されていましたが、AI技術の進歩により、手書き文字や複雑なレイアウトを含む非定型文書でも高精度な文字認識が可能となりました。

画像処理技術、自然言語処理、機械学習などを組み合わせることで、AI OCRは文書の内容を理解し、必要な情報を抽出します。特に深層学習（ディープラーニング）を用いたAI OCRは、大量のデータから学習し、非定型文書への対応力を大幅に向上させています。

AI OCRがもたらす非定型文書処理のメリット

AI OCRは非定型文書の処理において、多くのメリットを提供します。

• 業務効率化 : 手作業によるデータ入力を自動化することで、時間を大幅に節約し、コスト削減を実現します。
• 精度向上 : ヒューマンエラーの防止により、データ入力の精度が向上します。
• データ活用の促進 : 抽出したデータを分析することで、業務改善や意思決定に役立てることができます。
  これらのメリットにより、AI OCRは多くの企業で業務プロセスの効率化に貢献しています。

AI OCRの具体的な活用事例

請求書処理の自動化による業務効率化

AI OCRは請求書処理の自動化において非常に効果的です。企業は日々多くの請求書を受け取りますが、これを手作業で処理するのは時間と労力がかかります。AI OCRを導入することで、請求書から必要な情報（請求書番号、請求日、供給業者名、請求金額、消費税額など）を自動的に抽出し、会計システムと連携させることが可能になります。

例えば、DocsumoのようなAI OCRソフトウェアは高精度なデータ抽出機能を持ち、請求書処理をスムーズに行うことができます。これにより、手作業による入力ミスを防ぎ、業務の効率化を実現します。

契約書管理の効率化による自動データ抽出

契約書管理もAI OCRの活用領域です。契約書には契約有効期限や更新日、契約当事者、契約金額などの重要情報が含まれていますが、手作業で管理するのは困難です。AI OCRを活用することで、契約書から必要な情報を自動的に抽出し、データベース化することが可能です。

これにより、契約更新のタイミングを自動的に通知するシステムを構築することができます。結果として、契約管理の効率化と精度向上が実現します。

医療分野でのカルテや診断書データの自動抽出

医療分野においてもAI OCRの活用が進んでいます。カルテや診断書などの医療文書には多くの手書き文字や専門用語が含まれており、データ化が難しい文書が多いです。AI OCRを導入することで、これらの文書から患者の氏名、生年月日、病名、処方箋などの必要な情報を自動的に抽出し、電子カルテシステムに連携させることが可能になります。

これにより、医療従事者の業務負担が軽減され、医療情報の共有がスムーズに行えるようになります。AI OCRの導入は、医療現場での効率化と精度向上に大きく貢献しています。

AI OCR導入の具体的な手順

目的と要件を明確にするステップ

AI OCRを導入する前に、まず達成したい目的を明確にすることが重要です。例えば、「請求書処理の時間を50%削減したい」や「契約書の更新漏れをゼロにしたい」といった具体的な目標を設定します。

また、AI OCRに求める要件も明確にします。処理する文書の種類、必要なデータ項目、精度目標、システム連携の要件などを定義し、導入後の運用をスムーズに進めるための基盤を作ります。

適切なAI OCRソフトウェアの選定方法

AI OCRソフトウェアは多岐にわたり、各製品には異なる機能や特徴があります。目的や要件に合った製品を選定することが重要です。例えば、Docsumoは請求書、契約書、領収書など様々な非定型文書に対応しており、高精度なデータ抽出機能と使いやすいインターフェースを提供しています。

また、既存システムとの連携機能が充実しているため、導入後もスムーズに運用を開始できます。製品ごとの機能比較を行い、自社のニーズに最適なソフトウェアを選ぶことが成功の鍵となります。

データの準備とAI OCRモデルの学習プロセス

AI OCRの精度を高めるためには、適切なデータ準備とモデルの学習が必要です。まず、処理する文書のサンプルデータを収集し、AI OCRモデルに学習させます。学習データが多ければ多いほど、モデルの認識精度は向上します。

特に、手書き文字や複雑なレイアウトの文書を含めた多様なデータを用意することが重要です。これにより、AI OCRモデルは多様な文書パターンに対応できるようになり、実際の運用時に高い精度でデータを抽出できるようになります。

既存システムとのスムーズな連携を実現する方法

AI OCRで抽出したデータを有効活用するためには、既存の会計システムや業務システムとの連携が不可欠です。例えば、請求書から抽出したデータを自動的に会計システムに入力したり、契約書の情報を契約管理システムに登録したりすることができます。

AI OCRソフトウェア選定時には、既存システムとの連携機能が充実しているかを確認することが重要です。これにより、データ活用の幅が広がり、業務全体の効率化がさらに進みます。

AI OCR導入時の注意点と課題解決策

手書き文字や複雑なレイアウトに対する精度向上の課題

AI OCRは手書き文字や複雑なレイアウトの文書認識において課題を抱えることがあります。特に文字が不鮮明だったり、レイアウトが崩れていたりする場合、認識精度が低下する可能性があります。精度向上のためには、高品質なスキャナーを使用し、画像の前処理を行うことが有効です。

また、AI OCRモデルに多様なデータを学習させることで、認識精度を向上させることができます。継続的なモデルの改善とデータの増強が、精度向上の鍵となります。

導入コストと運用コストのバランスを取る方法

AI OCRソフトウェアの導入には、初期費用や運用コストが発生します。ライセンス費用、サーバー費用、保守費用などを考慮し、コストパフォーマンスを重視することが重要です。

コストを抑えるためには、クラウド型のAI OCRサービスを利用する方法や、オープンソースのAI OCRソフトウェアを活用する方法があります。自社の予算とニーズに合ったソリューションを選び、長期的なコスト削減を目指すことが大切です。

機密情報の保護とセキュリティ対策の重要性

AI OCRで処理する文書には、個人情報や機密情報が含まれる場合があります。このため、セキュリティ対策が非常に重要です。AI OCRソフトウェア選定時には、セキュリティ機能が充実している製品を選ぶことが求められます。

データの保管場所やアクセス権限の設定を適切に行い、情報漏洩を防止するための対策を講じる必要があります。これにより、安心してAI OCRを活用し、業務効率化を進めることができます。

まとめ：AI OCRで非定型文書のデータ抽出を効果的に実現

AI OCRは、非定型文書のデータ抽出を効率化するための強力なツールです。業務効率化、精度向上、データ活用といった多くのメリットを提供します。導入にあたっては、目的と要件を明確にし、適切なAI OCRソフトウェアを選定することが重要です。

また、精度やコスト、セキュリティといった注意点にも十分に留意する必要があります。AI OCRを効果的に活用することで、非定型文書処理の課題を解決し、業務効率化を実現することができるでしょう。